MAGELANG – Dalam bidang kearsipan, Kota Magelang, Jawa Tengah masuk dalam 33 besar dari 508 kabupaten/kota se-Indonesia. Kategori yang disandangnya adalah baik. Karenanya, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memberikan penghargaan yang diserahkan oleh Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kemenpan RB, Rini Widyantini dalam Rakornas Pengawasan Kearsipan Tahun 2019 di Hotel Pengeran Beach, Padang, Sumatera Barat, akhir Februari lalu.
“Kita (Pemkot Magelang) menerima penghargaan tersebut dan masuk dalam 33 besar dari 508 besar Kabupaten/Kota di Indonesia dengan kategori baik,” jelas Triyamto, ditemui di kantornya, Selasa (5/3/2019).
Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Magelang, Triyamto Sutrisno memaparkan setidaknya ada 4 pilar kearsipan yang harus dipenuhi agar menerima penghargaan ini, yakni ketersediaan tata nota dinas, jadwal retensi arsip (JRA), klasifikasi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
“Empat pilar tersebut telah ditentukan dan menjadi instrumen penilaian atau audit internal ANRI. Sejak tahun kemarin kita sudah punya tata nota dinas, JRA, klasifikasi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang sudah mulai disusun tahun ini,” katanya.
Menurutnya, penghargaan yang baru pertama kali diraih ini tidak hanya hasil dari kerja Disperpusip akan tetapi ditunjang oleh seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkot Magelang. Sejauh ini pihaknya telah pembinaan dan membantu penataan arsip di semua OPD.
“Nilai hasil pengawasan kearsipan menjadi salah satu komponen dalam penilaian reformasi birokrasi yang tertuang dalam peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) RI No.30/2018,” imbuhnya.
Sementara itu, Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Disperpusip, Tartib Karyadi, menambahkan tahun ini pihaknya tengah menyusun sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip supaya lebih baik lagi, terutama terkait regulasi yang mengatur siapa saja yang berhak mengakses kearsipan Pemkot Magelang.
“Target tahun ini kita punya Peraturan Walikota (Perwal), jadi nanti akan diatur siapa saja yang berhak atau boleh mengakses kearsipan Pemkot Magelang. Pihak yang berhak itu diklasifikasikan antara lain penentu kebijakan, penegak hukum, pengawas internal/eksternal, dan publik,” jelas Tartib.
Kemudian, pihaknya juga sedang menyusun pengelolaan arsip statis atau permanen seperti SK Walikota, Perwal, dan lainnya. Sebelumnya pengelolaan arsip statis belum memenuhi standar. Selain itu, Disperpusip juga akan menyediakan ruang pelayanan, termasuk pelayanan manual dan digital yang bisa manfaatkan oleh masyarakat. (Siedoo)
