BANDUNG – Pemanfaatan perkembangan teknologi informasi terus dilakukan berbagai lini. Universitas Padjadjaran berupaya mengintegrasikan teknologi digital ke dalam aktivitas kelembagaan untuk meningkatkan kecepatan pengurusan, transparansi, hingga akuntabilitas. Cara yang dilakukan yaitu dengan mengimplementasikan sistem lunak Enterprise Resource Planning (ERP) di setiap aktivitas bisnis.
Pemanfaatan ERP ini akan menjadikan proses bisnis di Unpad terekam secara otomatis, transparan, dan efisien. Kontrol terhadap jalannya suatu proses bisnis dapat dilakukan setiap waktu.
“Dengan sistem ini, proses verifikasi dilakukan dengan cepat,” kata Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi Unpad Mutakin, Apt., PhD.
Sistem ERP akan mengintegrasi beberapa permintaan pembiayaan di tingkat internal (internal requisition). Seperti honor, konsumsi, perjalanan dinas, kerja sama, pengadaan logistik, pemeliharaan, hingga dana-dana tertentu (petty cash). Selanjutnya, sistem akan mengelola proses pengadaan vendor, hingga proses verifikasi pembayaran dan transfernya.
“Seharusnya, hambatan-hambatan tidak terjadi, karena sistemnya realtime,” ujarnya.
Dalam menjalankan transaksi dari unit kerja, sistem akan terhubung dengan direktorat terkait yang berwenang mengurusi permintaan tersebut. Nantinya, setiap direktorat akan melakukan validasi terhadap permintaan tersebut.
Untuk sistem yang terintegrasi layanan host to host payment, sistem ini memudahkan proses transaksi pembayaran melalui jalur perbankan. Pihak Unpad dapat langsung terkoneksi dengan perbankan. Sehingga, tidak perlu lagi mendatangi kantor perbankan untuk melakukan transaksi.
Sistem ini juga berkaitan dengan pembayaran honor dan remunerasi pegawai. Sistem secara otomatis langsung mentransfer remunerasi pegawai setelah dilakukan validasi oleh Direktorat Keuangan dan Logistik.
“Sistem ERP akan mempersingkat jalur transaksi. Jika ditemukan transaksi yang belum divalidasi, maka pihaknya dapat memonitor dimana hambatan tersebut terjadi,” katanya.
Penerapan ERP menjadi upaya Unpad dalam mengintegrasikan teknologi digital ke dalam aktivitas kelembagaan untuk meningkatkan kecepatan pengurusan, transparansi, hingga akuntabilitas. Rektor Unpad Prof. Tri Hanggono Achmad mengatakan, implementasi ERP di bidang bisnis merupakan tindak lanjut dari sistem e-office yang telah diintroduksi di lingkungan Unpad sejak 2016. Sistem ini mengefisiensi aktivitas administrasi perkantoran dan mengurangi penggunaan kertas untuk surat menyurat.
“Kekuatan transformasi (perguruan tinggi) ini akan berjalan jika kita bisa membangun substansi yang kuat di bidang akademik. Agar fokus ke sana, sistem pendukung harus berjalan dengan baik,” ujar rektor.
Rektor menambahkan, mengantisipasi peningkatan tantangan pascarevolusi industri ke-4 di tingkat global, penerapan teknologi digital dipandang perlu dilakukan. Implementasi ini diharapkan dapat mengisi seluruh aktivitas akademik dan kelembagaan di lingkungan Unpad.
Sistem e-office yang telah ada merupakan integrasi antara sistem ERP dan aplikasi Oracle sebagai aplikasi terstandar internasional. Untuk sistem pada aktivitas bisnis adalah mengintegrasikan sistem ERP ke dalam layanan pembayaran perbankan. Layanan yang dikenal dengan sistem host to host payment ini dikembangkan dengan dukungan bank.
Pada tingkat pengelolaan universitas, sistem ERP menjamin pengelolaan perencanaan finansial, ketersediaan logistik, manajemen finansial, hingga manajemen pengelolaan sumber daya manusia. Rektor menilai, pemanfaatan teknologi dalam aktivitas perkantoran akan menghasilkan kinerja yang lebih akurat.
“Di satu sisi, kita bisa efisiensi besar dan mengurangi penyediaan server,” jelasnya.
