MAGELANG – Siswa kelas X Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) SMK Muhammadiyah 1 Borobudur, Kabupaten Magelang, Jawa Tengah mengikuti Sosialisasi Kearsipan, Jumat (24/1/2020), di aula sekolah. Siswa mendapatkan materi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah setempat.
Pemateri, Ari Parwati, S.Sos mengatakan, setiap organisasi, perusahaan, atau instansi pasti memiliki arsip untuk disimpan. Sehingga manajemen arsip diperlukan untuk mengatur jumlah arsip yang besar. Hal ini agar bisa diakses dengan efisien dan efektif.
“Sementara pada tingkat tertentu, arsip perusahaan tidak bisa lagi dikelola oleh masing-masing divisi. Dalam hal ini perlu ada bagian tersendiri untuk mengelola semua data penting perusahaan. Bila sudah pada kondisi demikian, pengelolaan arsip harus menerapkan manajemen arsip,” katanya.
Dijelaskan, tugas manajemen arsip adalah menyusun data perusahaan dari awal berdiri sampai saat ini. Arsip bisa berarti laporan dari setiap keputusan atau aturan dari satu perusahaan. Arsip bisa berisi data keuangan, data karyawan dan atau data lainnya.
Ari menandaskan tujuan manajemen arsip seperti mencatat kebijakan atau keputusan secara efektif dan komprehensif. Kemudian mengetahui berapa banyak jumlah arsip yang dimiliki. Mengatur bagaimana mekanisme kerja dari satu perusahaan melalui arsip tersebut.
“Selain itu, untuk membuat satu sistem kebijakan menjadi lebih praktis karena menggunakan berbagai macam kemajuan teknologi. Serta menyimpan history dari satu perusahaan dengan baik,” tandas Ari.
Dalam sosialisasi tersebut, para siswa juga mendapat pemahaman tentang fungsi manajemen arsip. Seperti melakukan rencana awal, lalu mengatur organisasi, kemudian melakukan pengarahan, sehingga kinerja perusahaan bisa diawasi dengan baik.
Sementara itu, Kepala SMK Muhammadiyah 1 Borobudur, Munif Hanafi, S.S mengatakan, setelah mengikuti sosialisasi ini, diharapkan para siswa memiliki ilmu yang nantinya dapat menjadi bekal di kemudian hari.
“Sehingga mereka benar-benar siap bila menjadi karyawan atau pegawai perkantoran, terutama dalam bidang pengelolaan kearsipan,” harapnya. (Siedoo)